Optymalizacja procesu celno-spedytorskiego – jak przyspieszyć odprawy?

Współczesny handel międzynarodowy rozwija się w tempie, które wymaga od firm logistycznych i eksporterów nie tylko skutecznego planowania tras, ale przede wszystkim sprawnej obsługi celno-spedytorskiej. Każde opóźnienie na granicy to realne straty – finansowe, wizerunkowe, a czasem także utrata klienta. Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, aby proces odpraw przyspieszyć i zminimalizować ryzyko przestojów.

W tym artykule pokażemy:

  • jak wygląda typowy proces celno-spedytorski,
  • jakie elementy go spowalniają,
  • i co można zrobić, aby odprawy były krótsze, tańsze i mniej problematyczne.
Pełna Oferta

Dlaczego proces celno-spedytorski bywa wąskim gardłem?

Procedury celne są z natury formalne – ich celem jest kontrola legalności i zgodności przewozu towarów. Jednak w praktyce spotykamy się z:

  • błędami w dokumentach (niewłaściwy kod HS, brak wymaganych certyfikatów),
  • niejednoznacznymi regulacjami w przypadku nietypowych ładunków,
  • różnicami w praktykach urzędów celnych w poszczególnych krajach,
  • oraz czynnikiem ludzkim – np. brak doświadczenia kierowcy w procedurach granicznych.

Każdy z tych punktów może dodać godziny lub dni do czasu transportu.

Jak wygląda standardowy proces celno-spedytorski?

  1. Przygotowanie dokumentacji – faktury handlowe, listy przewozowe, świadectwa pochodzenia, pozwolenia i certyfikaty.
  2. Klasyfikacja towaru – ustalenie kodu taryfy celnej (HS code).
  3. Zgłoszenie celne – elektroniczne lub papierowe (w zależności od kraju i procedury).
  4. Kontrola i weryfikacja – sprawdzenie dokumentów, ewentualne otwarcie ładunku.
  5. Naliczanie opłat – cła, VAT, akcyza, inne opłaty.
  6. Zwolnienie towaru – wydanie zgody na dalszy transport.

Każdy z tych etapów można zoptymalizować – i właśnie na tym skupimy się poniżej.

Zapraszamy do współpracy!

Jesteśmy otwarci na długoterminowe relacje biznesowe oraz jednorazowe realizacje transportowe. 

Zadzwoń

1. Wstępna analiza i planowanie trasy

Optymalizacja procesu celno-spedytorskiego zaczyna się na długo przed przekroczeniem granicy.

  • Sprawdzenie wymogów kraju docelowego – nie wszystkie towary można wwieźć bez dodatkowych pozwoleń (np. sprzęt medyczny, chemikalia, produkty spożywcze).
  • Dobór przejścia granicznego – różne przejścia mają różną przepustowość i tryb pracy (niektóre są czynne 24/7, inne tylko w określonych godzinach).
  • Uwzględnienie ruchu sezonowego – np. przed świętami czas odpraw może się wydłużać nawet kilkukrotnie.

Przykład: firma transportowa realizująca przewozy z Chin do Polski przez Małaszewicze potrafi skrócić czas odprawy o 30–40% wybierając mniej obciążone przejścia lub zmieniając termin przyjazdu.

2. Automatyzacja dokumentacji

Ręczne przygotowywanie dokumentów to przepis na pomyłki. Coraz więcej firm korzysta z systemów TMS (Transport Management System) lub platform do elektronicznej wymiany danych (EDI).

Korzyści:

  • automatyczne generowanie dokumentów na podstawie danych z zamówień,
  • walidacja pól przed wysyłką zgłoszenia celnego,
  • integracja z systemami celnymi (np. AIS/ICS2 w UE),
  • przechowywanie historii i łatwe odwołania do poprzednich transportów.

Pro tip: korzystanie z szablonów dokumentów i kodów HS przypisanych do kategorii towarów skraca przygotowanie zgłoszenia nawet o 70%.

3. Współpraca z doświadczonym agencją celną

Agencja celna z doświadczeniem w danym regionie i typie ładunku to nie wydatek, a inwestycja. Profesjonalni agenci:

  • znają lokalne procedury,
  • mają kontakty w urzędach,
  • potrafią błyskawicznie reagować na niejasności.

Dobrą praktyką jest stała współpraca z jedną agencją, co pozwala na wypracowanie schematów działania i minimalizuje formalności.

4. Weryfikacja dokumentów przed wysyłką

Najwięcej problemów powoduje brak zgodności między dokumentami handlowymi a przewozowymi. Dlatego:

  • porównuj wszystkie dane (ilości, wagi, opisy) przed wysyłką,
  • upewnij się, że kody HS są prawidłowe,
  • sprawdzaj wymagane certyfikaty (np. fitosanitarne dla produktów roślinnych).

Firmy, które wprowadzają procedurę podwójnej kontroli dokumentów przed załadunkiem, redukują liczbę opóźnień o ponad 50%.

5. Zgłoszenia pre-arrival i odprawa wstępna

W wielu krajach istnieje możliwość dokonania zgłoszenia celnego jeszcze przed przybyciem towaru do granicy. Tzw. procedura pre-arrival pozwala celnikom na wcześniejsze sprawdzenie dokumentów, a w przypadku braku nieprawidłowości – na błyskawiczne zwolnienie towaru.

Przykład zastosowania:

  • Transport kolejowy z Azji – dokumentacja przesyłana jest cyfrowo na 48 h przed wjazdem pociągu.
  • Transport drogowy – agencja celna przesyła zgłoszenie elektroniczne w czasie jazdy.

6. Stałe kanały komunikacji z urzędami

Współpraca z urzędami celnymi nie powinna ograniczać się do kontaktu w czasie problemów. Warto:

  • utrzymywać listę osób kontaktowych w danym urzędzie,
  • uczestniczyć w szkoleniach i konsultacjach organizowanych przez KAS,
  • na bieżąco śledzić zmiany przepisów.

Takie relacje często skracają czas wyjaśniania wątpliwości do godzin zamiast dni.

7. Certyfikaty i statusy ułatwiające odprawy

W Unii Europejskiej funkcjonuje m.in. status AEO (Authorised Economic Operator) – czyli Upoważnionego Przedsiębiorcy. Firmy posiadające ten certyfikat:

  • podlegają mniejszej liczbie kontroli fizycznych i dokumentowych,
  • korzystają z priorytetowej obsługi,
  • mogą odprawiać towary w uproszczonych procedurach.

Choć zdobycie AEO wymaga spełnienia rygorystycznych wymagań, w długim terminie przynosi wymierne oszczędności czasu i pieniędzy.

8. Case study – dwa podejścia do odprawy

Firma X – brak optymalizacji

Firma przewożąca części maszyn do Kazachstanu przygotowała dokumenty w dniu wyjazdu. Brakowało świadectwa pochodzenia, a w liście przewozowym błędnie podano kod HS. Efekt: zatrzymanie towaru na granicy, 3-dniowe opóźnienie, kara umowna od kontrahenta.

Firma Y – proces zoptymalizowany

Firma eksportująca elektronikę do Norwegii:

  • korzystała z systemu TMS zintegrowanego z agencją celną,
  • dokumenty były sprawdzone przez dział logistyki dzień wcześniej,
  • zgłoszenie pre-arrival wysłane 24 h przed przekroczeniem granicy,
  • w razie kontroli – gotowy cyfrowy komplet dokumentów dostępny w chmurze.

Efekt: odprawa trwała 25 minut.

9. Kontrola jakości procesu i analiza błędów

Optymalizacja nie jest jednorazowym działaniem – wymaga monitorowania i wprowadzania korekt. Warto:

  • prowadzić rejestr opóźnień i ich przyczyn,
  • analizować, które dokumenty najczęściej wymagają poprawek,
  • aktualizować listy kontrolne po zmianach w prawie.

10. Lista kontrolna przed każdą odprawą

  1. Dokumenty handlowe – faktura, specyfikacja, świadectwa pochodzenia.
  2. Dokumenty przewozowe – CMR, konosament, list lotniczy.
  3. Kody HS – zgodne w fakturze i zgłoszeniu.
  4. Certyfikaty – fitosanitarne, weterynaryjne, CE, ADR (w zależności od towaru).
  5. Zgłoszenie celne – wysłane (pre-arrival jeśli możliwe).
  6. Ubezpieczenie ładunku – potwierdzone.
  7. Kontakt do agencji celnej – podany kierowcy.
  8. Plan alternatywny – inna trasa lub termin w razie problemów.

Podsumowanie

Przyspieszenie odpraw celno-spedytorskich nie polega na „ominięciu” formalności, ale na ich zorganizowaniu tak, by urząd celny miał od razu wszystko, czego potrzebuje. Kluczem jest planowanie, automatyzacja dokumentów, współpraca z profesjonalnymi agencjami i aktywne monitorowanie procesu. Firmy, które traktują optymalizację jako stały element strategii, mogą skrócić czas odpraw o kilkadziesiąt procent, co bezpośrednio przekłada się na zadowolenie klientów i przewagę konkurencyjną.

Skontaktuj się z ekspertami MST Group i rozpocznij współpracę opartą na doświadczeniu, efektywności i bezpieczeństwie.
www.mstgroup.pl